Verwerking persoons gegevens op de website

Waarschijnlijk ben je hier gekomen doordat je geattendeerd bent op onze privacyverklaring toen je deze website voor het eerst opende. Roeivereniging Tubantia hecht grote waarde aan het zorgvuldig omgaan met persoonlijke gegevens. Je gaat akkoord met de voorwaarden door akkoord te geven in de daarvoor bestemde melding of door de website verder te bezoeken terwijl je de melding negeert. Als je niet akkoord wenst te gaan met de voorwaarden verzoeken wij je dan ook de website te verlaten.

Om onze website goed te kunnen laten functioneren is het van belang dat er anoniem gevens worden verzameld over het gebruik van deze website. Dit wordt gedaan middels cookies. De gegevens van het gebruik van deze website worden door Google Analytics verwerkt en niet verder gedeeld met andere partijen. De vergaarde gegevens zijn niet herleidbaar tot personen en dienen alleen om de website beter te kunnen maken.

Voor de leden van Roeivereniging Tubantia

Omdat wij als vereniging trots zijn op wat wij doen en dit graag uitdragen, kan het voorkomen dat gegevens als jouw voor en achternaam of een foto waarop jij zichtbaar bent op het publieke deel van de website wordt gepubliceerd. Denk hierbij aan een verslag van activiteiten, uitslagen van wedstrijden en daarbij gemaakte foto's of video's. Soms wordt er extra aandacht op een artikel gelegd door deze op sociale media te benadrukken. Verderop kun je lezen wat het beleid hierin is en wat je dient te doen als je het niet eens bent met een publicatie.

Op het besloten deel van de website van Roeivereniging Tubantia worden persoonlijke gegevens van leden opgeslagen. Bepaalde gegevens zijn verplicht om gebruik te kunnen maken van functies op deze website en sommige gegevens kun je vrijwillig opgeven om gebruik te kunnen maken van extra functies. Het is belangrijk om te weten dat er geen gegevensuitwisseling plaats vindt tussen andere partijen dan genoemd in dit artikel.

Mocht je problemen hebben met een bepaalde publicatie of illustratie waar jouw naam of foto bij is geplaatst, dan kun je dit melden bij de redactie. Wij zorgen dan dat zo spoedig mogelijk naar een oplossing wordt gezocht.

Verplichte velden

• Voor- en achternaam
  De voornaam wordt op verschillende publieke delen van de website gebruikt om de website op jou af te stemmen. Als er artikelen worden gepubliceerd die over jou gaan of door jou geschreven zijn, kan jouw voornaam en achternaam hieraan verbonden zijn.
• E-Mail adres
  Het e-mail adres wordt gebruikt als uniek identificatieveld om iedereen van een unieke loginnaam te voorzien. Op de volledige website worden persoonlijke e-mail adressen niet zichtbaar gebruikt. In het geval dat iemand de mogelijkheid moet hebben om een bericht te kunnen sturen, wordt er gebruik gemaakt van een contactformulier. Tevens wordt het e-mail adres gebruikt om een wachtwoord te kunnen herstellen of om berichten vanuit Tubantia naar het lid te kunnen sturen.
• Wachtwoord
  Het wachtwoord is versleuteld opgeslagen in de database. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor een moeilijk te raden toegangssleutel. Het wachtwoord heeft als doel zodat een deel van de website alleen opengesteld kan worden voor leden van Roeivereniging Tubantia.

Automatisch gegeneerde velden

De automatisch gegenereerde velden zijn nodig om te kunnen bepalen of een lid het besloten deel van de website bezoekt en om na te gaan wanneer het lid in het systeem is aangemaakt.

• Datum en tijd van registratie
• Datum en tijd laatste keer ingelogd

Optionele velden

Voor alle optionele velden geldt dat de gebruiker zelf de keuze heeft of hij/zij deze gegevens zelf invult en de gegevens daarbij (openbaar) beschikbaar maakt. De gebruiker is altijd in staat om de betreffende velden te wijzigen of leeg te maken.

Persoonlijk profiel

• Geboortedatum
• Profielfoto
• Roeiploeg(en)
• Bevoegdheden
  Aan de ingevulde bevoegdheden kunnen geen rechten worden ontleend. De bevoegdheden zoals deze in My-Fleet zijn, zijn leidend. De reden dat men zelf bevoegdheden kan opgeven heeft te maken met het feit dat men een inschatting kan maken of hij/zij geschikt is om aansluiting te vinden bij een ploeg.
• Op zoek naar een ploeg

Ergometercompetitie

Wanneer je deelneemt aan de Ergometercompetitie worden de volgende gegevens geregistreerd. Deze gegevens zijn niet openbaar en alleen zichtbaar voor andere leden die toegang hebben tot Mijn Tubantia.

• Naam
• E-Mail adres
• Leeftijd
• Geslacht
• Gewichtsklasse
• Roeitijd

Illustraties, foto’s, video’s, livebeelden

Op de website worden regelmatig illustraties, foto’s en video’s geplaatst. Deze worden zowel op het publieke als het besloten deel van de website alsmede op sociale media gepubliceerd.
Het doel van het gebruik van deze afbeeldingen is het visualiseren van de roeisport, het kunnen aanbieden van een aantrekkelijke website en het illustreren van berichten op sociale media.
Het uitgangspunt van de website redactie is dat alle geplaatste uitingen gepast zijn en voldoen aan de geldende fatsoensnormen. Mocht een geportretteerde bezwaar maken tegen een afbeelding waar hij of zij opstaat, zal de website redactie direct bij het ontvangen van het bezwaar actie ondernemen om de betreffende afbeelding of video te verwijderen.

De livebeelden van de webcam zijn, na uitzending, alleen nog beschikbaar voor de webmaster en worden automatisch na 8 dagen verwijderd. Dit teneinde het terug kunnen kijken wanneer de voorzitter van Tubantia dit nodig acht.

Back-ups

Regelmatig worden er back-ups gemaakt van de volledige website en de daarbij behorende mailboxen. Hierin bevind zich ook persoonlijke informatie. Omdat het niet eenvoudig is om op enige wijze gegevens uit de back-ups te verwijderen, is het volgende beleid opgesteld; Zodra er een back-up wordt teruggelezen, worden gebruikers die niet als actief lid zijn aangemerkt, direct na de herstelactie te verwijderd.

Bewaartermijnen

De gegevens worden op de website bewaard zolang als het gebruikersaccount bestaat. Als het gebruikersaccount wordt verwijderd is alle data van de betreffende gebruiker ook verwijderd met uitzondering van eventuele back-ups.

Vrijwaring van schade bij het gebruik van deze website

Roeivereniging Tubantia kan niet aansprakelijk gesteld worden door schade bij het gebruik van deze website. Denk hierbij aan virussen of hackpogingen welke voort zouden kunnen vloeien uit het gebruik van deze website. Gebruikers dienen zelf te zorgen voor afdoende beveiliging middels bijvoorbeeld een virusscanner en een firewall. Ook zijn leden zelf verantwoordelijk voor een sterk wachtwoord.

Persoonlijke gegevens op My-Fleet

My-Fleet is een dienst welke afgenomen is door Roeivereniging Tubantia bij My-Fleet v.o.f. Roeivereniging Tubantia heeft een verwerkingsovereenkomst met met My-Fleet. Binnen het boten reserveringsysteem worden een aantal velden gebruikt om het reserveren van boten mogelijk te kunnen maken. Gebruikers die niet zijn ingelogd kunnen geen persoonsgegevens zien. Alleen leden hebben toegang tot onderstaande gegevens, met uitzondering van het wachtwoord.

Verplichte velden

• Gebruikersnaam
  Zonder gebruikersnaam is het niet mogelijk om in te loggen
• Wachtwoord
  Het wachtwoord is opgeslagen in de database van My-Fleet. Zij geven aan met zorg om te gaan met deze gegevens. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor een moeilijk te raden toegangssleutel. De gebruiker kan het wachtwoord aanpassen in zijn/haar profiel. Het wachtwoord heeft als doel zodat enkel de gebruiker een boot kan reserveren op zijn/haar naam.
• Voor- en achternaam
  De naam wordt gebruikt in de weergave en is publiekelijk te zien op het hoofdscherm van My-Fleet. Verder wordt de naam gebruikt om een gebruiker aan te duiden.
• Bevoegdheden
  De bevoegdheden worden door de examencommissie ingeboekt en worden gebruikt om te bepalen of leden geautoriseerd zijn om boten af te schrijven.

Optionele velden

• E-Mail
  Het e-mail adres kan worden gebruikt om andere leden de mogelijkheid te kunnen bieden om contact met elkaar te kunnen zoeken. De gebruiker kan zelf bepalen of deze gegevens inzichtelijk zijn voor een ander of het veld simpelweg leegmaken.
• Telefoon
  Het telefoon veld kan worden gebruikt om andere leden de mogelijkheid te kunnen bieden om contact met elkaar te kunnen zoeken. De gebruiker kan zelf bepalen of deze gegevens inzichtelijk zijn voor een ander of het veld simpelweg leegmaken.

Bewaartermijn

De gegevens worden op My-Fleet bewaard zolang als het gebruikersaccount bestaat. Als het gebruikersaccount wordt verwijderd is alle data van de betreffende gebruiker ook verwijderd. Met uitzondering van gemaakte back-ups.